Was sind Projekte?
Nach DIN 69901 sind Projekte konkrete, neuartige Vorhaben, die durch die Einmaligkeit ihrer Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind. Projekte zeichnen sich durch ein Projektziel, durch einen definierten Anfang und ein definiertes Ende sowie durch finanzielle und personelle Abgrenzungen von anderen Vorhaben aus. Sie befassen sich häufig mit innovativen Aufgabenstellungen, deren Realisierung mit erheblichen Risiken behaftet sind. Mit Projekten können in Unternehmen neben der laufenden Arbeit im Tagesgeschäft abgegrenzte besondere Maßnahmen definiert und umgesetzt werden. In der Regel sollen mit Projekten Veränderungen eingeleitet und umgesetzt werden. Deshalb ist das Change Management für das Projektmanagement relevant. Oft sind Projekte interdisziplinär angelegt und deshalb besonders komplex.
Der Erfolg von Projekten wird üblicherweise besonders strikt anhand der drei Kriterien Leistung, Zeit und Kosten gemessen.
Projektmanagement einfach erklärt
Unter Projektmanagement wird das Führen von Projekten verstanden. Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe, für die die üblichen Empfehlungen zu Führungsthemen gelten.
Projektorganisation
Wegen ihrer besonderen Rahmenbedingungen erfordern Projekte, wie in DIN 69901 definiert, eine eigene, projektspezifische Organisation, in die Führungsaufgaben, Führungstechniken und Führungsmittel in geeigneter Weise eingebracht werden müssen. Projekte erledigen sich nicht „von allein“ am Rande des Tagesgeschäftes, sondern bedürfen hoher Aufmerksamkeit schon in der Definitions- und Organisationsphase. Deshalb werden Projekten Projektmanager zugewiesen, die ihre Projekte leiten sollen. Beachten Sie, dass Projektmanager hinreichend Kapazität zur Führung ihrer Projekte zur Verfügung haben. Andernfalls drohen Projekte zu scheitern. Beachten Sie auch, dass nicht jede Führungskraft aus der Linienorganisation auch ein guter Projektmanager ist. Bei Projekten kommt es auf andere Fähigkeiten an.
In größeren Projekten verfügt der Projektmanager über ein Projekt-Office, ein unterstützendes Team, das ihm Verwaltungsarbeit im Projekt abnimmt.
Der Projektmanager berichtet in einem Lenkungskreis (Steering Committee) regelmäßig über den Projektverlauf, Ergebnisse und Schwierigkeiten. Der Lenkungskreis setzt sich aus dem Initiator des Projektes, dem sogenannten Projektsponsor, und weiteren Führungskräften der Organisation zusammen. Im Lenkungskreis werden wesentliche projektrelevante Entscheidungen getroffen, insbesondere Freigaben für weitere Projektphasen und Freigaben von Projektbudgets. Der Lenkungskreis nimmt das Projekt-Controlling wahr. Für Projekte, die sich über die Unternehmensgrenzen hinweg auch auf andere Organisationen, wie Kunden, Leistungspartner oder Lieferanten, erstrecken, setzt sich der Lenkungskreis üblicherweise aus Vertretern dieser Organisationen zusammen.
Die Projektorganisation sieht außerdem ein Projekt-Team vor, ein oft interdisziplinär zusammengestelltes Kern-Team, das ein Projekt federführend bearbeitet. Unterhalb des Projekt-Teams können zeitlich befristete Projektausschüsse oder Arbeitskreise eingerichtet werden.
Projektablauf
Der Ablauf von Projekten wird in der Regel mit einem Projektplan konzipiert. Ein solcher Projektplan enthält alle Projektaktivitäten, die erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen. Größere Projekte werden im Projektplan in Projektphasen untergliedert, die aneinander anschließen können, sich aber auch überlappen können. Die Projektphasen enthalten die einzelnen Projektschritte.
Jedem Projektschritt werden die erforderlichen Ressourcen zugewiesen. Nützlich ist es, die Abhängigkeiten der einzelnen Projektschritte voneinander festzulegen, aus denen hervorgeht, welche Projektschritte abgeschlossen sein müssen, bevor andere Projektschritte begonnen werden können. Aus der Abfolge der Projektschritte unter Berücksichtigung dieser Abhängigkeiten kann der „kritische Pfad“ von Projekten abgelesen werden. Der kritische Pfad zeigt die Gesamtdauer des Projektes. Entlang des kritischen Pfades können Projektzeiten durch die gezielte Zuführung weiterer Ressourcen optimiert werden. Üblicherweise werden Projektpläne in GANTT-Chart ausgeführt, in dem die Projektschritte als Blöcke dargestellt und mit Pfeilen grafisch in ihren definierten Abhängigkeiten verbunden werden. Aus den Summen der zugewiesenen Ressourcen ergeben sich die benötigten Projektressourcen bzw. phasenweise Über- bzw. Unterauslastungen der vorhandenen Kapazitäten. Während des Projektverlaufs ist es wichtig, den Ist-Status im Projektplan zu dokumetieren und mit der ursprünglichen Planung zu vergleichen, um Abweichungen zu erkennen. Es gibt geeignete, kommerziell verfügbare Projektmanagement-Software, die die Planung und das Führen von Projekten erleichtert.
In Projekten kommt es auf die Qualität der Kommunikation an. Am besten glingt die Kommunikation, wenn im Projektablauf Feedback-Schleifen eingerichtet werden, durch die drohende Abweichungen vom Projektplan frühzeitig erkannt werden und gegengesteuert werden kann.
Projekte werden in Meilensteine eingeteilt, zu denen definierte Ergebnisse erreicht werden sollen. Üblicherweise wird zu jedem geplanten Meilenstein im Projekt-Team und dann auch im Lenkungskreis ein Review durchgeführt, um den Projektstand zu erfassen und Maßnahmen einleiten zu können, um eventuelle Abweichungen aufzufangen.
Abgeschlossen werden Projekte mit einem finalen Review-Meeting, in dem Ergebnisse, benötigte Zeit und Kosten mit den Zielen verglichen werden und darüber befunden wird, ob das jeweilige Projekt erfolgreich war oder nicht. Bei dieser Gelegenheit werden „Lessons Learnt“ herausgearbeitet, die als Erfahrungen in künftige Projekte einfließen können. Für diese projektspezifische Lernfähigkeit von Organisationen wird ein Prozess benötigt.
Verschiedene Arten von Projektmanagement
Je nach Umfeld, Organisation und Aufgabenstellung empfehlen sich unterschiedliche Herangehensweisen an Projekte.
Agiles Projektmanagement
Für hochdynamische Umfelder, bewegliche Organisationen und Projektthemen, die mit hohen Unsicherheiten behaftet sind, empfiehlt sich ein agiles Projektmanagement.
Klassisches Projektmanagement
Für Projekte in eher stabilen Umfeldern, etablierten Organisation und Themen, die weniger komplex sind, empfiehlt sich ein klassisches Projektmanagement.
Hybrides Projektmanagement
Für Umfelder, Organisationen und Projektthemen, die zwischen stabil und hoch veränderlich angesiedelt sind, kann eine Form des hybriden Projektmanagements eingesetzt werden.
Methoden des Projektmanagements
Für die Umsetzung des Projektmanagements sind bewährte Methoden verfügbar. zu den bekannten und verbreiteten Methoden zählen Scrum und PRINCE 2.