In die Beschaffung dieser Ressourcen sind in der Regel unterschiedliche Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen eingebunden. Entsprechend heterogen sind oft die Vorgehensweisen. Beschaffungs-Knowhow wird nicht gebündelt, und die relative Einkaufsmacht zersplittert im Unternehmen.
Es empfiehlt sich, die Beschaffung über einen Kanal zu organisieren und ein geeignetes Verfahren herauszukristallisieren, ohne auf das Fachwissen aus den Fachabteilungen und auf die Anforderungen der Anwender im Unternehmen zu verzichten.
Nutzen Sie die Werkzeuge des Qualitätsmanagements auch im Einkauf. Durch einen strukturierten und gut dokumentierten Einkaufsprozess, der sich innerhalb definierter Grenzen in Hinblick auf technische und finanzielle Vorgaben innerhalb der Prozesslandschaft bewegt, lassen sich viele der nahezu standardmäßig auftretenden Fehler und Fehlfunktionen bereits im Vorfeld identifizieren und konsequent vermeiden.
Zu den Grundlagen zählt, dass es dem Einkaufs-Team möglich sein sollte, die Lagerbestände des Unternehmens einzusehen und mit diesen Zahlen zu arbeiten. Durch die Definition von Eingriffsgrenzen wie zum Beispiel Lagermindestmengen, also eine Menge an Gütern, die mindestens vorhanden sein muss, kann sehr viel Routinetätigkeit eliminiert werden, da wiederkehrende Standardbestellungen von Verbrauchsmaterial durch Fachabteilungen wegfallen. Als Zusatznutzen erhält der Einkauf Informationen über die Menge von Lagerbeständen gleichartiger Güter, die Einsparpotentiale bergen. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass prozessbezogen nur benötigte Güter beschafft werden.
Aber achten Sie darauf, sich nicht kaputtzusparen. Die Kosten von Produktionsstillständen wegen nicht verfügbarer Vormaterialien oder Komponenten oder fehlende Deckungsbeiträge wegen Absatzproblemen durch nicht verfügbare Ware können eingesparte Mittel schnell weit übersteigen.
Auch kann ein auf den ersten Blick zu großem Vorrat an Rohstoffen oder Vormaterialien und damit einhergehend eine eigentlich zu große Kapitalbindung sogar strategisch sinnvoll sein, um eine erwartete Verknappung oder Preiserhöhung elegant abfangen zu können. In diese Überlegungen gehört auch die Vorproduktion von Halbzeugen, um etwa bei geplanten Wartungen oder absehbarem Personalmangel zum Beispiel durch Urlaub, weiterhin produktions- und lieferfähig zu bleiben.
Außerdem besteht bei unreflektiertem Sparen im Einkauf die Gefahr, dass Innovationen verhindert werden. Denn es verleitet dazu, Material für attraktive, neue Produktvarianten mit abweichendem technischem Design nicht zu beschaffen, bevor die Lagerbestände an Halbzeugen und Zubehörteilen für die Vorgängerversion verbraucht sind. Diese natürliche Handlungsweise des Einkaufs kann Ihre Strategie zunichtemachen. Treffen Sie in solchen Fällen einer Entscheidung für einen zügigen Modellwechsel die klare Folgeentscheidung zur Verschrottung von bestehenden Halbzeugen und Zubehörteilen und achten Sie auf die Umsetzung.
Denken Sie in der Beschaffung nicht nur an unmittelbar anfallende Kosten, sondern auch an Folgekosten, unter anderem durch die Belastung unserer Umwelt. Nachhaltiges Wirtschaften macht sich bezahlt, weil es von Kunden wertgeschätzt wird. Den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens können Sie gezielt ermitteln lassen und das Ergebnis in Ihrer PR-Arbeit einsetzen. Zur Umsetzung brauchen Sie ein Leadership, das Ergebnisse auf vereinbarte Ziele einfordert.