Por lo general, diferentes unidades organizativas de su empresa participan en la adquisición de estos recursos. Los procedimientos suelen ser correspondientemente heterogéneos. Los conocimientos técnicos en materia de compras no se ponen en común y el poder de compra relativo está fragmentado dentro de la empresa.
Es aconsejable organizar el aprovisionamiento a través de un canal y cristalizar un procedimiento adecuado sin renunciar a los conocimientos de los departamentos especializados y a las exigencias de los usuarios de la empresa.
Utilice las herramientas de gestión de la calidad también en las compras. Con un proceso de compra estructurado y bien documentado que se encuentre dentro de unos límites definidos en términos de especificaciones técnicas y financieras dentro del panorama del proceso, muchos de los errores y disfunciones que se producen casi por defecto pueden identificarse de antemano y evitarse sistemáticamente.
Uno de los aspectos básicos es que el equipo de compras pueda ver los niveles de existencias de la empresa y trabajar con estas cifras. Si se definen límites de intervención, como los mínimos de almacén, es decir, una cantidad de mercancías que debe estar presente como mínimo, se puede eliminar una gran cantidad de trabajo rutinario, ya que ya no son necesarios los pedidos estándar recurrentes de consumibles por parte de los departamentos especializados. Como ventaja adicional, el departamento de compras recibe información sobre la cantidad de existencias de bienes similares que albergan un potencial de ahorro. Este procedimiento garantiza que sólo se adquieran los bienes necesarios en función del proceso.
Pero tenga cuidado de no arruinarse. Los costes de las paradas de producción debidas a la falta de disponibilidad de insumos o componentes, o la pérdida de márgenes de contribución debido a problemas de ventas causados por la falta de disponibilidad de mercancías, pueden superar rápidamente los fondos ahorrados.
Asimismo, un stock de materias primas o de insumos que parece demasiado grande a primera vista, y por tanto un compromiso de capital que en realidad es demasiado grande, puede incluso tener sentido estratégico para poder absorber con elegancia una escasez o un aumento de precios previstos. Estas consideraciones también incluyen la preproducción de productos semiacabados para seguir siendo capaces de producir y entregar en caso de mantenimiento planificado o de escasez previsible de personal, por ejemplo, debido a las vacaciones.
Además, si se ahorra en las compras sin reflexionar, se corre el peligro de impedir las innovaciones. Esto se debe a que resulta tentador no adquirir material para nuevas y atractivas variantes de productos con un diseño técnico diferente antes de que se agoten las existencias de productos semiacabados y accesorios de la versión anterior. Este curso de acción natural de la compra puede arruinar su estrategia. En estos casos de decisión de cambio rápido de modelo, tome la clara decisión de seguimiento de desechar los productos semielaborados y accesorios existentes y preste atención a la implementación.
En las adquisiciones, hay que pensar no sólo en los costes inmediatos, sino también en los costes de seguimiento, incluido el impacto en nuestro medio ambiente. La gestión sostenible es rentable porque es valorada por los clientes. Puede hacer que se determine la huella ecológica de su empresa de forma específica y utilizar el resultado en su trabajo de relaciones públicas. Para ponerlo en práctica, se necesita un liderazgo que exija resultados sobre los objetivos acordados.