Los costos de personal en los gastos generales de una organización pueden salirse rápidamente de control. Por lo tanto, es importante mantener una visión general en todo momento para identificar el potencial de reducción de costos correspondiente.
¿Qué significa «overhead» en una empresa?
El término “overhead” incluye todas las actividades administrativas que generan costos operativos en la empresa que no pueden ser claramente asignados a unidades de costo (productos o servicios). Estos costos generales, también conocidos como «costos estructurales» o «costos administrativos», incluyen las siguientes partidas de costos:
- la gerencia y sus asistentes,
- la dirección estratégica,
- el controlador
- la administración del sistema de TI,
- finanzas (contabilidad financiera y operativa),
- el desarrollo del personal,
- la contabilidad del personal,
- la gerencia de ventas
- la dirección de producción,
- la gestión del almacén,
- la gestión logística,
- la gestión del desarrollo de productos,
- Gestión de instalaciones
- El mantenimiento,
- Todas las funciones del personal (gestión de procesos, seguridad laboral, protección contra incendios, protección del medio ambiente, protección de datos personales, gestión de residuos, etc.)
Sin embargo, al asignar los costos generales, debe prestar atención: si los clientes pagan por pruebas y verificaciones de calidad relacionadas con el producto, por ejemplo, los costos de las medidas de control de calidad asociadas deben agregarse a los costos directos. Lo mismo se aplica al transporte de material interno y externo: si estos transportes de material son necesarios para fabricar los productos y ponerlos a disposición, los costos involucrados se incluyen en los costos directos. Un área gris son los costes de los capataces en la producción o en la logística, que pueden asignar parte de su tiempo de trabajo a producciones o entregas específicas por encargo y reservar en consecuencia.
En principio, esto también se aplica a la preparación del trabajo, en la que se crea cada orden, ya la planificación de la producción, en la que se programa la producción de cada orden 2. Después de todo, las actividades en el procesamiento de pedidos (ventas internas) y en la contabilidad de la empresa son en realidad actividades directas, porque aquí cada consulta, cada pedido, cada nota de entrega y cada factura se maneja de manera rastreable. Visto de esta manera, los costos incurridos por esto también son costos directos. Sin embargo, en la práctica, la asignación está muy fragmentada. Por esta razón, estos gastos generalmente se asignan a los gastos generales.
¿Cuál era la función de la sobrecarga?
Las actividades generales a veces se ilustran con el término artístico «costo de esfuerzo». Con este tipo de actividades buscas el orden, el buen clima laboral, la eficiencia, la sostenibilidad, la seguridad laboral, la protección de datos personales, etc.
Si se eliminaran todos los gastos generales de una empresa, las actividades operativas de la empresa probablemente continuarían funcionando prácticamente sin cambios durante algún tiempo. Sin embargo, ya no se elaboran y envían los informes exigidos por la ley, ya no se persigue el gobierno corporativo, no se realizan tareas de gestión y falta impulso para el ajuste estratégico y operativo y el mayor desarrollo de la organización. En las empresas, los gastos generales definitivamente tienen su función para la administración de las empresas y por ende su razón de ser.
Potencial de reducción de costes en gastos generales
A pesar de su papel en la gestión de negocios, vale la pena cuestionar periódicamente la propuesta de valor de las actividades generales. Esto requiere un análisis técnicamente bien fundamentado. Un desmantelamiento descuidado de supuestas actividades generales puede perjudicar a la empresa. A veces, las actividades parecen ser gastos generales, pero en realidad son actividades directas y necesarias que agregan valor.
Ejemplo: en un fabricante de plantas, el 12% de los empleados estaban empleados en control de calidad. Tal número, naturalmente, tienta a reducir costos. En una inspección más cercana, la mayoría de estos empleados realizaron mediciones en los componentes y documentaron los resultados de las mediciones. Una medida de cada componente era una especificación del cliente que el cliente pagaba por realizar. Por lo tanto, los costes estructurales alegados eran realmente costes directos necesarios.
No tengas miedo de poner a prueba las «vacas sagradas». Haga una comparación fáctica de los beneficios directos o indirectos que estas actividades aportan a su organización. Como regla general, aquí hay un potencial interesante para la optimización de costos. Al simplificar estas funciones, generalmente también le está haciendo un favor a su organización al volverse más ágil.
Sin embargo, evalúe las funciones en su efecto holístico en su organización e identifique los efectos colaterales de una posible eliminación de actividades generales individuales.
Ejemplo: si guarda un coordinador, es posible que su proceso ya no funcione sin problemas después. El daño resultante puede superar con creces los costes ahorrados al coordinador. Sin embargo, si resulta evidente que el proceso no funciona por sí solo, sino solo mediante el uso de un coordinador, se justifica el escepticismo. Los coordinadores se utilizan a menudo para abordar las deficiencias en el proceso. Tendría más sentido y sería más sostenible optimizar el proceso y lograr una coordinación continua entre los involucrados en lugar de aumentar los gastos generales.
En muchas empresas, lamentablemente, los ahorros se realizan prematuramente en el área de empleados operativamente activos, mientras que la administración permanece muy convenientemente configurada. Se forma una «cabeza de agua»: la mayoría de los empleados generales administran una minoría de empleados operativamente activos. A menudo se argumenta que se debe asegurar el know-how. En el área operativa, se renuncia descuidadamente a habilidades y capacidades valiosas.
Ejemplo: El conocido sociólogo inglés C. N. Parkinson escribe -ligeramente irónico- sobre administración y economía que todas las administraciones tienen la tendencia de extender el trabajo que inicialmente está disponible al tiempo disponible y luego proporcionarse trabajo entre sí. Como resultado, las administraciones, paradójicamente, continúan creciendo y seguirán trabajando y creciendo incluso si la tarea central real de la organización se eliminara por completo.
Un desajuste en la distribución de la capacidad dentro de la organización no contribuye ni a su estabilidad ni a su resiliencia y no sólo impide el éxito económico, sino que incluso pone en peligro la existencia de la empresa. Se pueden encontrar más recomendaciones útiles en la sección Rendimiento y en Reducción de costos sensible en la crisis.