En las empresas suele haber posibilidades de reducir los niveles de existencias. Normalmente se almacenan
- materias primas o primarias,
- materiales auxiliares y de explotación,
- productos semiacabados
- y productos acabados.
Las mercancías se almacenan con el fin de tenerlas disponibles para las siguientes fases de producción. Por tanto, los bienes almacenados tienen la función de amortiguador en el proceso global. Si se reflexiona sobre esta definición, ya surgen ideas sobre qué mercancías no deben almacenarse. La disponibilidad puede garantizarse de otras formas mediante acuerdos con los proveedores que mediante el almacenamiento propio.
Cuantas más existencias, mayores costes
El almacenamiento no sólo conlleva la adquisición y el pago de las mercancías almacenadas, sino también los costes del espacio ocupado, el proceso de almacenamiento y recuperación, que incurre en gastos, y la responsabilidad por las mercancías. Incluso puede haber artículos de lento movimiento que cuesten dinero de forma continuada.
En otros casos, uno se inclinará por almacenar más cantidad de ciertos bienes que antes porque ha sobrestimado su disponibilidad. En cualquier caso, existe un potencial de optimización en las empresas en materia de almacenamiento.
No sólo reducir las existencias, sino almacenarlas de forma más inteligente.
El almacenamiento cuesta dinero, pero puede aumentar la eficacia de la producción. Estamos ante una cuestión de optimización que un buen controlador debería ser capaz de resolver. En muchas empresas se mantienen cifras clave sobre la evolución del volumen total del almacén. Sin embargo, no se trata sólo de reducir el valor del almacén a un determinado valor objetivo, sino de la calidad de la composición de las existencias del almacén. Y para eso hay que mirar un poco más de cerca las existencias.
Es fácil reconocer los artículos de baja rotación. Por desgracia, las empresas manufactureras suelen tener existencias increíblemente elevadas de artículos de baja rotación. Estos pueden reducirse mediante promociones especiales de venta a los clientes. Al fin y al cabo, a menudo es posible conseguir ciertos ingresos por ventas de artículos amortizados, lo que repercute en los beneficios. Desgraciadamente, la puesta en marcha de este tipo de campañas no es algo habitual porque ni ventas, ni compras, ni la gestión de almacenes lo consideran su tarea. Implemente este tipo de campañas con regularidad en su empresa para que la liquidez fluya en su empresa y se libere espacio de almacén innecesariamente ocupado. Cree este respiro para usted.
Los demás artículos de las existencias del almacén deben examinarse para ver si son útiles para la ida y vuelta del proceso empresarial. El punto de partida de las consideraciones debe ser siempre la necesidad de disponibilidad. Antes de almacenar los artículos, deben examinarse las posibilidades de acuerdos marco con los proveedores, así como las cuotas de artículos disponibles para pedir a los proveedores.
De este modo, se puede optimizar la liquidez y el almacenamiento. Por supuesto, no deben faltar materiales. La falta de materiales operativos y auxiliares, así como de insumos, puede provocar paradas de máquinas y hacer necesaria una puesta a punto costosa y que consuma mucha capacidad. Los intereses de la producción deben primar siempre en las decisiones sobre almacenamiento.
El nivel óptimo de existencias
Los niveles óptimos de existencias de productos acabados dependen en gran medida del modelo de negocio de la empresa. Si los productos acabados son artículos estándar, los niveles óptimos de existencias pueden determinarse a partir de las cifras de ventas pasadas extrapolándolas al futuro. También pueden utilizarse métodos estadísticos para determinar los niveles óptimos de existencias.
La reposición de los niveles de existencias se activa mediante niveles de existencias mínimos y máximos que deben definirse. Si se trata de variantes de productos, una determinación estadística no es suficiente para determinar los niveles óptimos de existencias. Más bien depende de la información o de suposiciones sobre los futuros pedidos concretos de sus clientes. Las relaciones personales fiables con los clientes son tan útiles como las previsiones de pedidos que puede obtener de ellos. A cambio, puede prometer a sus clientes plazos de entrega más cortos.
Reducir las existencias, no sólo en la industria, sino también en el comercio.
Incluso en las empresas comerciales que normalmente sólo almacenan productos acabados, los niveles de existencias a menudo pueden reducirse considerablemente. También en este caso, la tarea consiste en identificar qué artículos no se pueden dar la vuelta. Realice campañas de venta para estos artículos de venta lenta. Lo que no pueda venderse en absoluto, deséchelo para poder concentrarse en los «artículos de rápido movimiento» actuales.
También se pueden reducir las cantidades almacenadas de otros artículos. En el caso de las empresas comerciales, sin embargo, asegúrese de que la empresa es capaz de cumplir sus compromisos. Algunos artículos apenas tienen rotación, pero son indispensables en el surtido para poder vender otros artículos atractivos. En el caso de estos artículos de importancia estratégica, absténgase de venderlos y desecharlos.
En el caso de algunos artículos, es necesario prometer a los proveedores cantidades mínimas mayores para poder obtenerlos. Estas cantidades mínimas a menudo superan las expectativas de ventas de varios años. Intente llegar a acuerdos de consignación con los proveedores para estos artículos, lo que preservará su liquidez y le ahorrará en almacenamiento.