El flujo de materiales dentro de una organización debe entenderse como la circulación sanguínea en un cuerpo. No es la observación de los vasos sanguíneos individuales lo que proporciona una visión general del sistema, sino que sólo una visión holística de las vías interconectadas y correlacionadas permite evaluar el estado general y definir medidas de mejora.
Por tanto, todo el flujo de materiales de una organización debe contemplarse y controlarse de forma holística. Los recursos operativos, las materias primas y los materiales necesarios deben estar disponibles en el momento oportuno, en cantidades suficientes y en un estado adecuado, en el lugar correcto y de manera eficiente, sin que ello dé lugar a un exceso de existencias en el proceso.
Cómo un flujo de materiales eficiente reduce sus costes
Optimizar el flujo de materiales en la producción puede ayudar a reducir costes y aumentar la eficiencia. Las empresas pueden adoptar diversas medidas para mejorar el flujo de materiales. Una de ellas es reducir el inventario aplicando métodos «justo a tiempo». De este modo, las empresas pueden minimizar las necesidades de material y las existencias, lo que a su vez se traduce en una reducción de los costes de almacenamiento.
Otro enfoque para optimizar el flujo de materiales es la aplicación de métodos ajustados. Se trata de identificar y eliminar los residuos en el flujo de materiales. Mediante la aplicación de métodos lean como Kaizen y 5S, las empresas pueden mejorar el flujo de materiales optimizando la eficiencia en los sistemas de trabajo y el flujo de materiales entre sistemas de trabajo, y minimizando el desperdicio de material y tiempo. De este modo se reducen los costes, aumenta la eficiencia y la productividad y, en última instancia, se mejora la rentabilidad y la competitividad.
Cómo identificar los puntos débiles de su flujo de materiales
Por regla general, en la mayoría de las empresas ocurre que tanto el aprovisionamiento como la producción garantizan una entrada de materiales, materias primas, productos semiacabados y productos acabados en el almacén, mientras que, al mismo tiempo, la distribución y la producción provocan una salida de materiales de entrada, componentes, productos semiacabados y productos acabados del almacén.
Analizando estos flujos y sus interdependencias, obtendrá una visión general de todo el flujo de materiales de su empresa y de su alcance. Observe las entradas y salidas de mercancías de los procesos, analice las cantidades y el tiempo de retención de los distintos artículos, identifique los cambios de alta frecuencia en las cantidades, así como los niveles estáticos de existencias. Observe también los transportes de material. El beneficio que puede obtener de los conocimientos adquiridos para reducir costes compensa el esfuerzo en cualquier caso.
La coordinación periódica optimiza su flujo de materiales
Dentro de la organización, a menudo no existe una unidad directamente responsable que se encargue de controlar los niveles mínimos y máximos de existencias y de comunicarlos. Coordine regularmente estos valores en el equipo de gestión y optimice las existencias de forma conjunta y continua. La decisión sobre las existencias no puede ser tomada por personas individuales o funciones operativas individuales, porque dependiendo de la preferencia y el carácter de la persona o la función operativa, o bien se mantendrían existencias innecesariamente elevadas, o bien habría que reponer posiciones individuales una y otra vez con grandes gastos en poco tiempo.
Mediante la definición de límites de intervención, como una cantidad mínima y máxima de existencias, es decir, una cantidad de bienes que debe o puede estar presente en el mínimo o en el máximo, se puede conseguir calma y equilibrio, ya que, por ejemplo, ya no es necesario realizar adquisiciones urgentes de consumibles que ya no están disponibles.