¿Cómo se asegura de no incumplir los plazos para rescindir contratos o renegociarlos? ¿Ha instalado un sistema fiable que le ayude a gestionar los plazos del contrato?
Ejemplo: Un fabricante de muebles de alta calidad de Renania del Norte-Westfalia se enfrentaba al problema de que su volumen de negocio había disminuido durante muchos años. El diseño único de antaño y la excelente mano de obra y precisión eran ahora ofrecidos también por fabricantes de muebles italianos y polacos en Alemania. Sin embargo, estos muebles estaban en el mercado alemán a precios de venta al público que ni siquiera cubrían los costes de material de este fabricante de muebles de primera calidad. En algún momento, incluso la marca fuerte ya no podía justificar la diferencia de precio.
En su angustia por la infrautilización, el fabricante de muebles decidió producir muebles para otra marca en régimen de subcontratación. Así que se puso en producción un programa tras otro. Las pérdidas de la puesta en marcha se justificaron y aceptaron sobre la base de una curva de aprendizaje que aún no se había producido. Pero tras casi un año de pérdidas, el departamento de control comenzó a analizar la situación. La constatación fue aleccionadora. Cuanto más volumen se producía, mayores eran las pérdidas previstas en perspectiva.
Sería mejor seguir pagando a los empleados sin empleo que producir. Era inevitable una discusión sobre el precio con el cliente para la producción por contrato. El contrato vigente preveía un plazo de renegociación. Pero este plazo pasó desapercibido y el fabricante de muebles quedó vinculado a los precios acordados durante otro largo periodo.
En algunos casos, los clientes ganan dinero principalmente con su sofisticada gestión de contratos. Este es a menudo el caso cuando los clientes tienen un poder de mercado mucho mayor que sus proveedores.
Ejemplo: En la industria petroquímica, donde el petróleo crudo se convierte en diferentes fracciones (gasolina, gasóleo, parafina, fuel oil, aceite pesado) mediante la limpieza y la destilación, es necesario revisar cíclicamente todos los equipos y sustituir los componentes desgastados (bombas, tuberías, válvulas de compuerta y válvulas, intercambiadores de calor, columnas, etc.). El desmantelamiento es necesario para muchas comprobaciones, por lo que se ha demostrado que es útil cerrar las plantas individuales durante un periodo de tiempo planificado y revisarlas por completo con las máximas precauciones de seguridad (proyectos turnaround). En estas ocasiones, también se llevan a cabo mejoras o se reconvierten las plantas para la producción de otros productos.
Para este trabajo, las refinerías recurren a proveedores de servicios industriales externos con los que celebran contratos de varios cientos de páginas. En estos contratos, las compañías petroleras especifican todas las condiciones. Hay muchas trampas en el cálculo, porque las condiciones reales sobre el terreno sólo se ponen de manifiesto durante la ejecución del proyecto. Los contratos contienen fuertes multas por desviaciones de los plazos y calidades acordados y por violaciones de las normas de seguridad. Los proveedores de servicios industriales pueden ganar mucho dinero, pero también pueden perder cantidades ingentes de dinero si algún detalle se les va de las manos. Si los proveedores de servicios industriales no trasladan al 100% el contenido del contrato acordado a la ejecución del proyecto, esto puede llevarles a la ruina.
En este sector, tres aspectos importantes son especialmente evidentes: en primer lugar, hay que prestar la máxima atención a la redacción del contrato. Hay que hacer un trabajo previo considerable. No deje esta fase en manos de empleados sin experiencia. Compruebe cada detalle. En segundo lugar, el contrato debe ser conocido «de memoria» por el director del proyecto, todos los directores de obra y todos los jefes de equipo que vayan a participar en la ejecución del proyecto. En tercer lugar, son precisamente estos proyectos los que deben ejecutarse con la máxima atención para anticipar y gestionar activamente todos los riesgos.