¿Qué son los proyectos?
Según DIN 69901, los proyectos son proyectos nuevos y concretos que se caracterizan por la singularidad de sus condiciones generales. Los proyectos se caracterizan por un objetivo, por un comienzo y un final definidos, así como por separaciones financieras y de personal de otros proyectos. A menudo se enfrenta a tareas innovadoras, cuya realización implica riesgos considerables. Con los proyectos, se pueden definir e implementar medidas especiales en las empresas además del trabajo continuo en el día a día del negocio. Por regla general, los cambios deben iniciarse e implementarse con proyectos. Por lo tanto, la gestión de cambio es relevante para la gestión de proyectos. Los proyectos suelen ser interdisciplinarios y, por lo tanto, particularmente complejos.
El éxito de los proyectos suele medirse de forma particularmente estricta utilizando los tres criterios de rendimiento, tiempo y costes.
Gestión de proyectos explicada de forma sencilla
La gestión de proyectos significa liderar proyectos. La gestión de proyectos es una tarea de gestión para la que se aplican las recomendaciones habituales sobre temas de liderazgo.
Organización del proyecto
Debido a su marco especial, los proyectos, tal como se definen en la norma DIN 69901, requieren su propia organización específica del proyecto, en la que las tareas de gestión, las técnicas de gestión y los recursos de gestión deben incorporarse de manera adecuada. Los proyectos no se resuelven «solos» al margen del día a día, sino que requieren mucha atención desde la fase de definición y organización. Por lo tanto, a los proyectos se les asignan directores de proyecto que deben liderar sus proyectos. Tenga en cuenta que los directores de proyectos tienen capacidad suficiente para gestionar sus proyectos. De lo contrario, los proyectos amenazan con fracasar. También tenga en cuenta que no todos los gerentes de la organización de línea son buenos gerentes de proyectos. Los proyectos requieren diferentes habilidades.
En proyectos más grandes, el director del proyecto dispone de una oficina de proyectos, un equipo de apoyo que le libera del trabajo administrativo del proyecto.
El director del proyecto informa periódicamente al comité directivo sobre el desarrollo del proyecto, los resultados y las dificultades. El comité directivo está formado por el iniciador del proyecto, el llamado patrocinador del proyecto y otros directivos de la organización. Las decisiones importantes relacionadas con el proyecto se toman en el comité de dirección, en particular, las aprobaciones para otras fases del proyecto y las aprobaciones de los presupuestos del proyecto. El comité directivo es responsable del control del proyecto. Para proyectos que se extienden más allá de los límites de la empresa a otras organizaciones, como clientes, socios de servicio o proveedores, el comité directivo suele estar compuesto por representantes de estas organizaciones.
La organización del proyecto también prevé un equipo de proyecto, un equipo central a menudo interdisciplinario que se encarga de trabajar en un proyecto. Se pueden crear comités de proyecto temporales o grupos de trabajo debajo del equipo del proyecto.
Curso de proyecto
El curso de los proyectos generalmente se diseña con un plan de proyecto. Dicho plan de proyecto contiene todas las actividades del proyecto que se requieren para lograr la meta del proyecto. Los proyectos más grandes se subdividen en fases del proyecto en el plan del proyecto, que pueden conectarse entre sí, pero también pueden superponerse. Las fases del proyecto contienen los pasos individuales del proyecto.
Los recursos necesarios se asignan a cada paso del proyecto. Es útil determinar las dependencias de los pasos individuales del proyecto entre sí, lo que muestra qué pasos del proyecto deben completarse antes de que se puedan iniciar otros pasos del proyecto. La «ruta crítica» de los proyectos se puede leer a partir de la secuencia de pasos del proyecto, teniendo en cuenta estas dependencias. La ruta crítica muestra la duración total del proyecto. A lo largo de la ruta crítica, los tiempos del proyecto se pueden optimizar mediante la asignación específica de recursos adicionales. Los planes de proyecto generalmente se ejecutan en diagramas GANTT, en los que los pasos del proyecto se representan como bloques y se conectan gráficamente con flechas en sus dependencias definidas. Los recursos necesarios del proyecto o la sobreutilización o subutilización escalonada de las capacidades disponibles resultan de la suma de los recursos asignados. Durante el transcurso del proyecto, es importante documentar el estado real en el plan del proyecto y compararlo con la planificación original para identificar desviaciones. Existe un software de gestión de proyectos comercialmente disponible que facilita la planificación y gestión de proyectos.
En los proyectos, depende de la calidad de la comunicación. La comunicación funciona mejor si se establecen circuitos de retroalimentación durante el transcurso del proyecto, a través de los cuales se pueden reconocer en una etapa temprana desviaciones inminentes del plan del proyecto y se pueden tomar contramedidas.
Los proyectos se dividen en hitos para los cuales se deben lograr resultados definidos. Normalmente se lleva a cabo una revisión de cada hito planificado en el equipo del proyecto y luego también en el comité directivo para registrar el estado del proyecto y poder tomar medidas para absorber cualquier desviación.
Los proyectos se completan con una reunión de revisión final en la que se comparan los resultados, el tiempo requerido y los costos con los objetivos y se toma una decisión sobre si el proyecto respectivo fue exitoso o no. En esta ocasión se elaboran “Lecciones Aprendidas”, las cuales pueden fluir a futuros proyectos como experiencias. Se requiere un proceso para esta capacidad de aprendizaje específica del proyecto de las organizaciones.
Diferentes tipos de gestión de proyectos
Según el entorno, la organización y la tarea, se recomiendan diferentes enfoques para los proyectos.
Gestión de proyectos ágiles
La gestión ágil de proyectos se recomienda para entornos altamente dinámicos, organizaciones flexibles y temas de proyectos asociados con un alto grado de incertidumbre.
Gestión de proyectos clásica
La gestión de proyectos clásica se recomienda para proyectos en entornos más estables, organizaciones establecidas y temas que son menos complejos.
Gestión de proyectos híbridos
Se puede utilizar una forma de gestión de proyectos híbrida para entornos, organizaciones y temas de proyectos que se encuentran entre estables y altamente cambiantes.
Métodos de gestión de proyectos
Für die Umsetzung des ProjektmanageHay métodos probados disponibles para implementar la gestión de proyectos. Los métodos más conocidos y extendidos incluyen Scrum y PRINCE 2.