Qué es la gestión del cambio: una definición
A veces las organizaciones llegan a un punto en el que no tiene sentido seguir igual. Cuando ni siquiera los cambios incrementales bastan para obtener un resultado mejor, es necesario plantearse y aplicar cambios fundamentales. En estos casos de cambio significativo, hablamos de gestión del cambio. Así pues, la gestión del cambio conduce a cambios de gran alcance en el modelo de negocio, los mercados objetivo, el enfoque, los procesos y/o la estructura organizativa con el fin de alcanzar un objetivo definido. El cambio no es un fin en sí mismo.
El proceso de cambio: las distintas fases
Un modelo de proceso consistente en una fase de «descongelación», una fase de «movimiento» y una fase de «recongelación» ha demostrado su eficacia para los cambios.
La fase de descongelación (defreezing) consiste en disolver las estructuras existentes que no funcionan bien y que hay que cambiar. Para ello, es importante desencadenar una experiencia de discrepancia que haga claramente visible el problema contrastando las insuficiencias actuales con una situación objetivo en la que el problema esté resuelto. De esta experiencia de discrepancia surge la pertinencia de un proyecto de cambio. Ahora genere responsabilidades para esta transformación. Rompa las rutinas inadecuadas y disuelva las estructuras inapropiadas para que ya no sea posible volver a la situación anterior. Debe superar la percepción de pérdida que surge entonces mediante un buen acompañamiento comunicativo del cambio.
En la siguiente fase de movimiento (move), tiene que aprovechar el impulso que se ha liberado con la disolución de mecanismos bien ensayados. Anime a sus colaboradores y colegas a tomar la iniciativa convirtiendo a los afectados en participantes. Desarrolle y priorice soluciones conjuntamente y decida formalmente sobre futuros procesos y estructuras. En la fase Move, puede servir de apoyo el proceso de Design Thinking, en el que pueden fluir técnicas de creatividad. El pensamiento de diseño debe orientarse hacia las condiciones ambientales actuales y futuras previstas. Para ello puede utilizarse Prospectiva - Diálogo.
En la tercera fase, la de recongelación (refreezing), se documenta y aplica la opción de solución decidida. Es importante que revises la eficacia de esta nueva forma de trabajar y compruebes si son necesarios ajustes o correcciones. Haz que se apliquen las correcciones identificadas. No se trata de admitir que la solución encontrada conjuntamente era mala, sino de aprender «sobre la marcha». La voluntad de aplicar nuevos ajustes subraya tu soberanía.
Aplicación de la gestión del cambio: procedimiento concreto y factores de éxito
La voluntad de cambiar de las personas es el resultado del beneficio percibido del cambio. Este beneficio es, para decirlo sin rodeos, el producto de tres factores:
El primer factor es la insatisfacción con la situación actual, es decir, el descontento con las desventajas actuales para los implicados, la consiguiente pérdida de motivación y la conciencia del problema que se ha elaborado.
El segundo factor es el atractivo de la situación objetivo, que se compone del significado y los beneficios concretos para los implicados. Si estos beneficios se perciben como mayores que el tiempo, el esfuerzo financiero y personal y los temores asociados al cambio, existe una voluntad de cambio. Es una tarea de liderazgo comunicar este beneficio a los implicados.
El tercer factor es muy importante: si se consigue que la nueva solución no se consolide como la situación anterior al proyecto de cambio, no sólo se crea una mejora con el cambio, sino que al mismo tiempo se aumenta la capacidad de cambiar y adaptarse, de modo que la organización pueda producir más fácilmente nuevas soluciones cuando cambie el entorno o surjan nuevas dificultades en el futuro.
Conclusión: cómo hacer que la gestión del cambio funcione
Gánese a su organización para el cambio necesario ejerciendo presión para el cambio y estableciendo una perspectiva gratificante.
Implemente el cambio con gran ímpetu y no deje margen para retroceder al pasado.
Una vez puesto en marcha el proyecto de cambio, manténgase alerta porque los cambios en una organización suelen encontrarse inicialmente con una reacción hacia los patrones anteriores cuando la presión por el cambio disminuye. Por tanto, acompañe los proyectos de cambio hasta la fase de estabilización.