La producción de bienes materiales, servicios y derechos es el proceso central que añade valor en muchas empresas. Por lo tanto, uno de los principales objetivos de toda la organización debe ser conseguir que este proceso de producción central sea lo más rentable, sin problemas y coherente posible. Para ello, los procesos de apoyo deben orientarse a optimizar el proceso central.
Este objetivo se alcanza mejor cuando la utilización de las capacidades de producción es uniformemente alta y la mano de obra necesaria, los recursos operativos y las materias primas están disponibles en el momento adecuado en cantidades suficientes y en condiciones apropiadas. Esto requiere una especificación completa y clara de los artículos que deben producirse, una preparación cuidadosa del trabajo y una planificación adecuada de la producción.
Oportunidades y riesgos de la reducción de costes en la producción
La reducción de los costes de producción es un aspecto importante para cualquier empresa de fabricación, ya que puede aumentar los márgenes de beneficio y mejorar la competitividad. La reducción de costes puede hacerse de varias formas, como utilizando tecnologías más eficientes, planificando las redes de producción, automatizando los procesos de trabajo o comprando materias primas a precios más bajos. Con estas medidas, las empresas no sólo pueden aumentar sus márgenes, sino también ofrecer productos más competitivos para aumentar las ventas y, por tanto, mejorar los beneficios.
Sin embargo, la reducción de costes también conlleva riesgos. Centrarse demasiado en el ahorro de costes puede llevar a las empresas a perder calidad y satisfacción del cliente. Los empleados pueden ser despedidos o mal pagados, lo que reduce la motivación y la moral. Si la calidad del producto se resiente por el recorte de costes, los clientes pueden darse de baja y difundir críticas negativas, lo que puede dañar la reputación de la empresa.
Por lo tanto, es importante que las empresas adopten una estrategia equilibrada y sostenible a la hora de recortar costes en la fabricación, centrándose en un ahorro de costes significativo, así como en la calidad y las necesidades de los clientes. Cuando la reducción de costes va acompañada de una atención especial a la mejora de los procesos y la satisfacción de los empleados, las empresas pueden tener más éxito a largo plazo y aumentar tanto sus márgenes de beneficio como la satisfacción de los clientes.
¿Qué afecta al coste de producción?
Los costes de producción incluyen el coste de la maquinaria y el equipo y el coste de los insumos, las existencias y el envasado, así como el coste de la mano de obra directa e indirecta que interviene en la producción.
Los componentes que integran los costes de producción son, en particular, los siguientes
- Personal: sueldos, salarios, prestaciones y otros costes laborales de las personas empleadas en la producción.
- Materiales: materias primas, productos semielaborados, artículos estándar comprados, componentes y materiales auxiliares y de explotación.
- Maquinaria, instalaciones y equipos: maquinaria de producción, herramientas y equipos auxiliares, así como sus suministros de funcionamiento, mantenimiento y revisión.
- Costes energéticos: electricidad, gas y otras fuentes de energía necesarias para el funcionamiento de la maquinaria y los equipos de producción.
- Materiales de embalaje: materiales de embalaje y envío necesarios para transportar los productos a los clientes
- Costes de transporte: envío de los productos a los clientes o intermediarios
- Seguros: Seguro contra daños por incendio, agua y robo, pero también seguro de responsabilidad civil del producto.
En resumen, la producción de bienes implica diversos recursos que generan costes. Sin embargo, las partidas de costes no son independientes entre sí, sino que se influyen mutuamente.
Por ejemplo, un insumo comprado a bajo precio puede ser difícil de procesar en la producción, aumentar el gasto de tiempo y los residuos y anular con creces la ventaja de precio conseguida en la adquisición. Un uso consciente, estratégico y equilibrado de los recursos de producción puede ayudar a optimizar los beneficios. Esto debe tenerse en cuenta a la hora de reducir los costes de producción.
10 medidas para reducir eficazmente los costes de producción
01 Seleccionar el proceso de fabricación adecuado
Un mercado cambiante, las nuevas necesidades de los clientes o las innovaciones técnicas pueden hacer que un nuevo proceso de fabricación aporte ventajas significativas a la producción. Por lo tanto, puede tener sentido revisar decisiones pasadas para reducir los costes de producción y, posiblemente, seleccionar un proceso de fabricación que funcione de forma más eficiente.
Sin embargo, cambiar el proceso de fabricación puede ser un proceso complicado. Por eso muchas empresas son reacias a abordar este importante factor de la producción. Esto a veces lleva a utilizar procesos de fabricación tradicionales y a adoptar rutinas que no son óptimas.
02 gestión de la producción: organizar la producción de forma rentable
¿Está la gestión de la producción en su empresa en manos del equipo de ventas? ¿Los impulsos de las ventas fluyen directamente y sin filtrar hacia la planificación de la producción, que luego hay que poner en práctica, normalmente sin tener en cuenta las características específicas? Entonces tiene potencial de optimización.
La calidad de la gestión de la producción está muy influida por otras funciones operativas. Por lo tanto, la gestión de la fabricación debe percibirse como una tarea de gestión holística. Las competencias en gestión externa y un enfoque holístico y en red son fundamentales.
Existen varios métodos probados y comprobados para la gestión de la fabricación. Mención especial merecen el concepto de gestión ajustada, el mapeo del flujo de valor y el concepto de las 5S. Utilizados correctamente, estos métodos pueden ayudarle a reducir eficazmente los costes mediante una buena gestión de la fabricación.
03 Optimizar el flujo de materiales
El flujo de materiales dentro de una organización es como la circulación de la sangre en un cuerpo. Sólo cuando todos los vasos y órganos funcionan juntos, todo el sistema permanece estable. Por tanto, es importante adoptar una visión holística del flujo de materiales para optimizar los costes de producción.
Siempre hay potencial de optimización cuando se acumulan existencias o faltan materiales. Tanto un almacén lleno como las paradas involuntarias de la producción cuestan dinero innecesario.
A la hora de optimizar el flujo de materiales, es importante no perder de vista el impacto en otras partes de la empresa. Al fin y al cabo, en las empresas manufactureras, los distintos departamentos, como producción, ventas y gestión, están estrechamente interrelacionados. Sólo un enfoque holístico de la reducción de costes puede funcionar con éxito.
04 Encontrar una estrategia de localización adecuada para la producción
En lo que respecta a los costes de producción, no sólo es relevante qué se produce y cómo, sino también dónde se llevan a cabo estos pasos de producción. En cualquier caso, tiene sentido pensar qué ubicación es la más adecuada para la fabricación. Hay ventajas y desventajas asociadas a cada posible ubicación en el mundo que deben sopesarse entre sí. Elegir un lugar con salarios bajos o donde los costes energéticos sean bajos puede parecer tentador a primera vista. Pero también hay que tener en cuenta criterios como los costes de transporte del material, la estabilidad política y el compromiso de los empleados.
Si no va a iniciar su nueva producción «en un terreno virgen», sino que ya está produciendo en un emplazamiento existente, también debe tener en cuenta los costes de traslado. Piense no sólo en el traslado de maquinaria y equipos y en los costes de despido y contratación, sino también en la pérdida de conocimientos y experiencia y en el hecho de que, con el traslado, renuncia a procesos empresariales bien establecidos y en funcionamiento. Piense también en la fase de transición sin producción hasta que todo vuelva a funcionar razonablemente bien en el nuevo emplazamiento, y en la curva de aprendizaje que hay que pasar en el nuevo emplazamiento para alcanzar un nivel aceptable de eficiencia y calidad.
Si dirige un grupo de empresas con varios centros de fabricación, tiene sentido estudiar una estrategia de emplazamientos. Por ejemplo, puede merecer la pena agrupar procesos de fabricación similares en un solo emplazamiento y especializar los emplazamientos en determinados procesos de fabricación o en la producción de determinados grupos de artículos. Por otro lado, esto supondría renunciar a la posibilidad de una ubicación alternativa en caso de catástrofe (plan de recuperación ante catástrofes).
La deslocalización o fusión de centros de producción puede sin duda abrir ventajas estratégicas y operativas a largo plazo, pero la decisión también tiene un precio y puede incluso ser completamente irrazonable. El factor decisivo es, entre otras cosas, el objetivo empresarial: si el objetivo es aplicar una estrategia de localización limpia, esto puede aumentar el valor de la empresa en una medida que supere claramente los costes de aplicar una deslocalización o fusión. Si el objetivo es mejorar los beneficios y la liquidez a corto plazo, en general no se recomienda una deslocalización o fusión de centros de producción.
05 Optimizar y automatizar los procesos
Todas las empresas manufactureras de éxito tienen algo en común: sus procesos están coordinados con precisión. Sólo cuando todos los procesos individuales están perfectamente integrados en un todo puede la producción funcionar eficientemente.
Para reducir costes en la producción, esto significa: debe asegurarse de que sus procesos están optimizados. Por ejemplo, un número de pedidos demasiado bajo puede dar lugar a un exceso de producción, lo que obliga a detener la producción. A la inversa, una situación de exceso de pedidos con muy poca producción provoca problemas internos y, posiblemente, dificultades con la clientela.
También puede tener sentido automatizar procesos. No se trata exclusivamente de sustituir a los empleados de producción por máquinas. También se trata de automatizar la gestión de consultas y la generación de presupuestos.
06 Reducir los costes de embalaje y envío
- El embalaje y el envío desempeñan un papel fundamental en la producción. Son elementos de coste que se repiten una y otra vez y, por tanto, un buen punto de partida para reducir los costes de producción. Las posibilidades para ello son, por ejemplo
- Negociar precios y condiciones con los proveedores de embalajes,
- el uso de envases que ahorren material,
- optimizar el ciclo de pedido,
- organizar el envío con menos envíos individuales, y
- y el cambio de proveedores.
Además, existen otros puntos de partida para reducir los costes de embalaje y envío. Así que tómese su tiempo para reflexionar sobre qué tornillos de ajuste puede girar aquí de forma orientada.
07 Reducir las existencias
Un almacén lleno cuesta dinero, pero también lo hace un almacén vacío. Muchas empresas tienen la posibilidad de optimizar sus existencias, lo que en la mayoría de los casos significa reducirlas. Esto se debe a que las materias primas, los insumos o los productos acabados suelen comprarse o prepararse en cantidades excesivas y luego ocupan un espacio y una liquidez caros. Los productos acabados no vendidos son liquidez inmovilizada que usted puede liberar.
Para reducir los costes de su producción, puede reducir el espacio de almacenamiento de forma selectiva. Por ejemplo, sería concebible un planteamiento «justo a tiempo», en el que los materiales se entregan adecuadamente y los productos acabados se producen con prontitud. Sin embargo, hay que asegurarse de que la capacidad de producción se mantiene incluso en una situación de pedidos importantes.
En general, reducir las existencias es una medida sensata. Aquí se aplica la regla del pulgar: Reduzca al máximo los productos almacenados y almacene sólo lo necesario. Sin embargo, encontrar la medida adecuada para ello es un logro de optimización en sí mismo.
08 Optimizar los costes de personal en la producción
El personal cuesta dinero. Cuantas más personas intervienen en una fase de producción, mayores son los costes de producción. La respuesta obvia es, por supuesto, reducir el personal. Sin embargo, ésta sólo puede ser una solución limitada.
Por supuesto, puede reducir los costes de personal y, por tanto, los costes de su producción utilizando, por ejemplo, máquinas innovadoras. Sin embargo, la reducción de puestos de trabajo también puede disminuir la motivación de la mano de obra restante y, por tanto, tener un efecto negativo.
Los costes de personal también pueden relativizarse aumentando la eficiencia y la productividad de los empleados. Esto puede lograrse mediante un liderazgo apreciativo, una organización expeditiva del trabajo, la formación pertinente y un entorno laboral más agradable. La reducción de los accidentes laborales y del absentismo también repercute positivamente en la productividad y en los costes de personal. Por tanto, una contribución adecuada a la seguridad en el trabajo también puede ahorrar costes en la cuenta de resultados.
Así que, cuando se trate de costes de personal, no piense sólo en recortar puestos de trabajo, sino fíjese bien en los factores que harán que su empresa tenga éxito.
09 involucrar a las cooperaciones
Como empresa, no tiene por qué hacerlo todo usted solo. En la producción es bastante habitual recibir productos semiacabados que son difíciles de producir internamente y seguir procesándolos. Aquí es donde la cooperación ofrece la oportunidad de reducir costes en el proceso de producción.
Es importante distinguir entre proveedores y socios de cooperación. Mientras que los proveedores se limitan a entregar un producto, los socios de cooperación participan más profundamente en toda la cadena de valor. Se trata de un servicio creado conjuntamente.
Aquí tiene la oportunidad de acceder a los conocimientos técnicos de empresas que posiblemente tengan más experiencia y sean más eficientes en un determinado paso de la producción y puedan adaptarse específicamente a los requisitos de sus productos finales.
O puede que simplemente no tenga capacidad para ampliar su gama de productos por sí solo y, por tanto, se asocie. En última instancia, para que la cooperación sea fructífera es importante que ambas partes se beneficien de ella y que se cree una relación de trabajo verdaderamente colaborativa.
10 Crear innovaciones
En un mundo interconectado, en el que los avances tecnológicos pueden ser absorbidos por varias industrias, existe prácticamente una presión para innovar. Esto también afecta a la producción en las empresas. Las innovaciones pueden abrir posibilidades de diseño completamente nuevas, pero también pueden ofrecer oportunidades de crecimiento y reducir los costes de producción.
Por ejemplo, la impresión 3D puede utilizarse para construir formas geométricas que no pueden fabricarse mediante procesos de mecanizado, como cuerpos huecos formados por puntales de estilo art nouveau. En cualquier caso, la impresión 3D de tales cuerpos geométricos ni siquiera empieza a provocar el aporte de material que provocarían los procesos de mecanizado. Tal vez podría fundirse un cuerpo así, pero el coste de la fabricación de moldes y la fundición sería probablemente muchas veces mayor que el coste de un modelo de datos en el que se basa la impresión 3D.
Sin embargo, las innovaciones no sólo se refieren a productos, sino que también pueden estar relacionadas con procesos y sistemas.
Un ejemplo de innovación de procesos es la implantación de un configurador de productos basado en la web vinculado al sistema ERP y a la planificación de la producción, que puede ponerse a disposición de los clientes para que especifiquen y encarguen sus productos. Con un configurador de productos de este tipo, una empresa de fabricación se beneficia no sólo de un mayor alcance e, idealmente, de un mayor número de pedidos, sino también de una reducción de la carga de trabajo del equipo de ventas.
Para reducir costes en la producción, es importante estar siempre a la búsqueda de materiales interesantes, buscar nuevos procesos de fabricación y comprobar periódicamente que los procesos de fabricación tienen un potencial de mejora significativo. La innovación no consiste en planteamientos de mejora incrementales, sino en nuevos pasos significativos que abren posibilidades completamente distintas. Sin embargo, los materiales, los procesos y los enfoques de los procesos no tienen por qué ser completamente nuevos, sino que deben ser nuevos en cuanto a su aplicación en la empresa. Por eso siempre merece la pena echar un vistazo curioso a industrias completamente diferentes, porque en ellas se puede obtener inspiración para la producción propia. Asegure un proceso de innovación que funcione en la empresa y anime a sus empleados a tomar esas inspiraciones e incorporarlas al proceso de innovación de la empresa. Envíe a sus empleados a ferias comerciales y permítales visitar fábricas siempre que surja la oportunidad. Participar en asociaciones comerciales e industriales es útil para conseguir esas oportunidades.
Las innovaciones son un factor importante para el éxito. Refuerzan la competitividad de las empresas y pueden ayudar a reducir costes al tiempo que mejoran la rentabilidad.
Ejemplos prácticos: dos ejemplos de reducción de costes
Fabricante de componentes metálicos: desvincular con éxito la producción de la distribución
Una empresa que fabrica cojinetes de deslizamiento tenía como objetivo corporativo optimizar cada cierre mensual. Esta exigencia, que no es fundamentalmente errónea, llevó a la empresa a pensar y actuar a corto plazo. El material previo se pedía justo a tiempo. Esto significaba que el material necesario a menudo no estaba disponible a tiempo. En consecuencia, a menudo había que interrumpir las redes de producción. Los elevados tiempos de preparación restaban capacidad a la producción. A finales de mes, a menudo había que «hacer» la facturación a corto plazo. Para ello, se interrumpían otras series si los productos no podían venderse en el mismo mes. En su lugar, se contactaba con los clientes y se acordaba adelantar los pedidos. Aunque por lo general se alcanzaba el volumen de ventas previsto, la capacidad, el rendimiento y la motivación de la plantilla se resentían de la reprogramación. A principios del mes siguiente, la producción caía regularmente en un agujero porque faltaba material y se reducían las horas extraordinarias. La producción oscilaba fuertemente en un ciclo mensual.
De acuerdo con la dirección del grupo, se cambió la forma de trabajar. Se aceptó que un mes terminara con una facturación inferior, pero que no se interrumpiera la planificación coherente. También se aceptaron y crearon niveles de existencias más elevados y se establecieron acuerdos de consignación con los proveedores para llevar a cabo realmente las tiradas de producción previstas.
El cambio también exigió mucha disciplina por parte del departamento de ventas. Pero al cabo de pocas semanas, se instauró una forma de trabajar tranquila en la producción, que benefició a toda la empresa. La facturación se estabilizó en un nivel más alto que antes del cambio y la rentabilidad aumentó considerablemente. La dirección, que no había sido consciente de los problemas anteriores, estaba encantada con el aumento, y la plantilla se benefició de mucho menos estrés a partir de entonces.
Metalurgia: decisiones equivocadas para reducir costes
La producción de una empresa de corte de metales estaba diseñada para la fabricación eficaz de componentes en series grandes y muy grandes. Las instalaciones estaban especializadas en la producción en serie. Los artículos producidos se almacenaban temporalmente y se vendían a partir del stock disponible.
Esta forma de trabajar exigía inmovilizar una gran cantidad de capital. Cuando la liquidez escaseaba durante una fase difícil del mercado, la dirección daba instrucciones a la planificación de la producción para que sólo se produjeran pedidos de clientes y cantidades más pequeñas según una previsión a corto plazo.
Se vendieron importantes cantidades de existencias y la liquidez mejoró realmente, pero eso era sólo la primera parte de la historia. Para poder atender los pedidos de los clientes, las operaciones de transformación y preparación en las fábricas aumentaron masivamente. Como consecuencia directa, aumentó la proporción de tiempos de preparación en los tiempos totales, hubo muchos más residuos de puesta en marcha y la satisfacción de los empleados en la producción se resintió. Las bajas por enfermedad aumentaron y la productividad y eficiencia de los recursos de producción descendieron drásticamente. Los intentos de mejorar los resultados se tradujeron en un deterioro masivo. Pronto la liquidez ganada a corto plazo volvió a agotarse. La presión sobre la producción aumentó de forma constante sin que mejoraran los resultados. La empresa se declaró insolvente.
Conclusión: Cómo explotar adecuadamente los potenciales de ahorro de costes en la producción
Para explotar adecuadamente los potenciales de ahorro de costes en la producción, es esencial conocer bien todo el proceso comercial de la empresa. En función del proceso empresarial, se pueden seleccionar procesos de producción razonables o se puede guiar la producción paso a paso hacia procesos de producción razonables. Comprender los factores clave que influyen en el rendimiento de la producción y en los costes de producción es crucial para conseguir un ahorro de costes efectivo en la producción. Estos factores suelen estar fuera de la producción, en la gestión de productos, el desarrollo de productos, las ventas, la planificación y el control de la producción y la preparación del trabajo. Todos los procesos deben estar bien coordinados para garantizar la concentricidad en la producción. El flujo de materiales y la calidad de las existencias también influyen decisivamente en la calidad de la producción.
Para abordar cuestiones más fundamentales sobre la optimización de costes en la producción, es conveniente contar con una estrategia de localización bien fundamentada. Deben analizarse detenidamente alternativas como el traslado o la fusión de centros existentes, así como la cuestión de la alineación de los centros. No hay que subestimar los costes y riesgos asociados a un periodo de transición.
La optimización de los procesos es muy importante. Un proceso de producción minuciosamente diseñado que incluya los servicios previos de compras, planificación y control de la producción y preparación del trabajo es el núcleo. Un concepto equilibrado de normalización, optimización de los pasos de fabricación y automatización puede contribuir a ahorrar costes en la producción.
Además, en la mayoría de las empresas, las áreas supuestamente marginales, como el embalaje y el transporte, pueden optimizarse de tal manera que tengan un efecto positivo notable en los costes y en los beneficios de la empresa.
Del mismo modo, en la mayoría de las empresas, el inventario puede optimizarse de manera que no sólo se libere liquidez y espacio de almacén, sino que la composición de los artículos almacenados apoye mejor la producción.
La reducción de los costes de personal es inevitable cuando no se puede utilizar el personal de producción en un futuro previsible. En este caso, los recortes deben hacerse con valentía, si es necesario recurriendo a una conciliación de intereses y a un plan social. Si la situación es diferente, hay que trabajar más bien para aumentar la productividad del personal. En los procesos empresariales complejos, el esfuerzo de coordinación y gestión de proyectos aumenta justificadamente. Por otra parte, los costes de personal para la administración deben considerarse siempre de forma crítica. En lugar de crear recursos y competencias propios, una alternativa es la cooperación, que abre oportunidades, da flexibilidad y limita riesgos y costes.Por último, las innovaciones son una buena forma de reducir costes en la producción. Con nuevos materiales, procedimientos y procesos, es posible ahorrar costes de producción y conseguir características de producto completamente nuevas, lo que puede dar lugar a nuevas aplicaciones y submercados.