La experiencia de los proyectos de fusiones y adquisiciones sugiere que todas las cifras financieras relevantes, las listas de activos, así como los contratos y las pólizas de seguro existentes y, en su caso, la información significativa sobre la propiedad comercial deberían sacarse a la luz en la fase preparatoria y almacenarse de forma estructurada en un archivo de datos confidencial.
Hasta la década de 2000, era una práctica habitual reservar una sala con cerradura en los locales de la empresa en venta para exponer toda la información sobre la empresa y hacerla accesible a los posibles compradores durante un periodo de tiempo definido tras firmar los correspondientes acuerdos de confidencialidad. Esto permitió a los posibles compradores obtener información detallada sobre la empresa.
Mientras tanto, los archivos de datos virtuales se han convertido en algo habitual. Algunos intermediarios comerciales ofrecen su uso. A veces, los intermediarios empresariales también ofrecen el servicio de llenar una sala de datos con archivos de forma estructurada y gestionar el acceso a la sala de datos.
(Acceso a «ShareSpace»)
Asegúrese de que utiliza un archivo de datos creado de forma segura. Debe ser posible comprobar la autenticidad e integridad del sitio web a través del cual se accede al archivo de datos mediante un procedimiento críptico y debe demostrarse mediante un certificado SSL (Secure Sockets Layer).
El acceso al archivo de datos sólo debe ser posible a través de los datos de acceso asignados personalmente. De este modo, puede excluir que personas no autorizadas «entren» en el archivo. Además, debería ser posible rastrear qué archivos han visto las personas autorizadas y cuándo. Debería considerar si quiere aprovechar la opción de encriptar adicionalmente los archivos publicados en el archivo confidencial. Este obstáculo adicional puede ser muy incómodo para los usuarios. Mientras se disponga de un certificado SSL y los interesados sólo puedan activarse con los datos de acceso personales, existe realmente una protección suficiente contra el uso indebido.
La posibilidad de suprimir las descargas y el archivado local no contribuye a una comprobación fluida de los datos. Aquellos que no puedan guardar archivos harán capturas de pantalla que no podrá evitar. Como medida eficaz contra los abusos, firme acuerdos de confidencialidad vinculantes con sus posibles compradores antes de darles acceso a la sala de datos o archivo de datos confidencial.
Asegúrese de que la sala de datos o el archivo está llena de toda la información relevante y actualizada antes de salir al mercado con su empresa. Esto ahorrará a los posibles compradores tiempo de espera más adelante, cuando puedan buscar otros objetos para comprar.
Por supuesto, también hay que actualizar la sala de datos o el archivo durante el proceso de venta en curso, que puede prolongarse durante varios meses. Por ejemplo, tan pronto como tenga la Evaluación de Negocios, las notificaciones de impuestos o los contratos con los clientes, debería publicarlos en la sala de datos/ archivo de datos.